專案管理概論

專案管理概論

專案 Project

一種暫時性的努力，以創造出一項獨一無二的產品、服務或結果。
暫時性

․有明確的起始及結束時間。
․並不一定意味著專案的時程較短。
․不適用於專案所創造出來的產品、服務或結果。
․專案對社會、經濟及環境所產生的影響，較專案本身長久得多。

獨特性(獨一無二)

雖然專案的交付標的或活動中存在著相同的元素，但並不會改變專案獨特性的本質。

專案的產出

一項產品

例：產品的零組件，產品的升級或最終產品本身。

一種服務或提供服務的能力

例：支援生產或配銷的營運功能。

一種對現有產品或服務的改善

例：導入6Σ專案，以降低缺點。

一種結果(某個產出或文件)

例：某研究成果，藉以判斷是否出現某種趨勢。

專案形成的原因

․市場需求(Market demand)。
․策略機會或商業需求(Strategic opportunity/business need)。
․社會需要(Social need)。
․環境考量(Environmental consideration)。
․客戶要求(Customer request)。
․技術進步(Technological advance)。
․法律需要(Legal requirement)。

專案結束的原因

․專案目標達成時。
․專案因無法達成目標而中止時。
․專案需求已不存在時。
․當顧客(customer)、贊助人(sponsor)或擁護者(champion)，希望終止專案時。

專案管理

專案管理 Project Management

將知識、技能、工具與技術應用於專案活動上，以滿足專案的需求。並運用與整合47個專案管理流程(分屬於五大流程群組)來完成。
五大流程群組

․起始流程群組。
․規劃流程群組。
․執行流程群組。
․監視與控制流程群組。
․結束流程群組。

五大流程群組 

起始流程群組(Initiating Process Group)

經由取得開始專案或階段的授權，定義一個新專案或現有專案的一個新階段所需執行的一組流程。

規劃流程群組(Planning Process Group)

建立專案範疇，詳細定義專案目標，並發展行動方針，達成專案目標所需執行的一組流程。

執行流程群組(Executing Process Group)

完成專案管理計畫書中所界定的工作，滿足專案的規範所需執行的一組流程。

監視與控制流程群組(Monitoring and Controlling Process Group)

追蹤、檢討及調整專案進度與績效，辨識計畫內需要變更的部分，啟動相對應之變更所需執行的一組流程。

結束流程群組(losing Process Group)

完成所有專案管理流程群組的活動，正式結束專案、階段或合約義務所需執行的一組流程。

十大知識領域 

專案整合管理 Project Integration Management

辨識、定義、結合、統一及協調專案管理流程群組的流程與活動。
發展專案章程

撰寫一份正式文件用來核准專案並授權專案經理在專案活動中使用組織資源的流程。

發展專案管理計畫書

定義、準備及協調所有子計畫，並將其整合成一份專案管理計畫書的流程。

指導與管理專案工作

領導及執行專案管理計畫書所確定的工作，實現專案目標，並執行已獲准之變更的流程。

監視及控制專案工作

追蹤、審查及報告專案進度，以實現專案管理計畫中績效目標的流程。

實施整合變更控制

審查所有變更申請，核准變更，管理對交付標的、組織流程資產、專案文件及專案管理計畫書的變更，並對變更處理結果進行溝通的流程。

結束專案或階段

完成專案管理流程群組的所有活動，正式結束專案或階段的流程。

專案範疇管理 Project Scope Management

確保成功完成專案中所有需要且只有需要的工作的各流程。
規劃範疇管理

建立範疇管理計畫書，說明專案範疇如何被定義、確認及控制的流程。

蒐集需求

定義、記錄及管理利害關係人需要及需求，以符合專案目標的流程。

定義範疇

發展專案及產品詳細說明的流程。

建立工作分解結構

將專案交付標的及工作，分解成更小、更容易管理之組件的流程。

確認範疇

正式驗收已完成專案交付標的的流程。

控制範疇

監視專案及產品的範疇狀態，管理範疇基準變更流程。

專案時間管理 Project Time Management

管理專案如期完成所需的各個流程。
規劃時程管理

針對專案時程的規劃、發展、管理、執行及控制，建立相關的政策、程序及文件的流程。

定義活動

辨識及記錄為完成專案交付標的所需採取的特定活動的流程。

排序活動

辨識和記錄專案活動之間的關係的流程。

估算活動資源

估算執行各項活動所需的材料、人員、設備或用品類型及數量的流程。

估算活動期程

估計在預估的資源內完成每個活動所需工期的流程。

發展時程

分析活動順序、期程、資源需求及時程限制，並建立專案時程模型的流程。

控制時程

監督專案活動狀態，更新專案進度及管理時程基準變更，以實現計畫的流程。

專案成本管理 Project Cost Management

為使專案能在核准的預算內完成，對專案成本所進行的規劃、估算、預算、籌資、資金、管理及控制等流程。
規劃成本管理

針對專案成本的規劃、管理、支出及控制，建立相關的政策、程序及文件的流程。

估算成本

完成專案活動所需財政資源概算的流程。

決定預算

彙總各個活動或工作包之估算成本，建立經過核准之成本基準的流程。

控制成本

監視專案狀態，用來更新專案成本並管理成本基準變更的流程。

專案品質管理 Project Quality Management

組織決定品質政策、目標及責任所需的流程與活動，使專案能滿足其預定的需求。在專案環境下利用政策及程序去執行組織的品質管理系統；並在組織指導下，持續支援流程改善活動。
規劃品質管理

辨識專案及其交付標的的品質需求或標準，並記載專案將如何展示符合品質需求的流程。

實施品質保證

稽核品質需求和品質管制衡量結果，確保採用合適的品質標準及操作定義的流程。

控制品質

監視並記錄品質活動執行結果，以評估績效，並建議必要變更的流程。

專案人力資源管理 Project Human Resource Management

組織、管理與領導專案團隊的各個流程。
規劃人力資源管理

辨識及記錄專案角色、責任、所需技能、報告關係及撰寫用人管理計畫書的流程。

獲得專案團隊

確認人力資源的可用性，並獲得完成專案活動所需的團隊的流程。

發展專案團隊

改善團隊成員的職能，成員間的互動及整體環境，以提升專案績效的流程。

管理專案團隊

追蹤團隊成員的績效，提供回饋，解決問題及管理變更，使專案達到最佳的績效的流程。

專案溝通管理 Project Communication Management

為確保專案資訊能適時且適當地規劃、蒐集、產生、發布、儲存、擷取、管理、控制、監視及最終處置所需的各個流程。
規劃溝通管理

依據利害關係人的資訊需要與要求及可用的組織資產，發展適當的專案溝通方法與計畫的流程。

管理溝通

依據溝通管理計畫書產生、蒐集、發布、儲存、擷取及最終處置專案資訊的流程。

控制溝通

在整個專案生命週期中，監視與控制溝通的流程，確保專案利害關係人的資訊需求得到滿足。

專案風險管理 Project Risk Management

對專案進行規劃風險管理、辨識風險、實施風險分析、規劃風險回應及控制風險等流程。
規劃風險管理

定義如何實施專案風險管理活動的流程。

辨識風險

判斷哪些風險可能影響專案並記錄其特性的流程。

實施定性風險分析

評估並結合風險發生的機率及影響，來排定風險優先順序，以供後續分析或行動的流程。

實施定量風險分析

數值化分析己辨識的風險對整體專案目標產生影響的流程。

規劃風險回應

發展備選方案及行動，以增加達成專案目標機會並降低威脅的流程。

控制風險

在整個專案中執行風險回應計畫、追蹤已辨識風險、監視殘留風險、辨識新的風險，以及評估風險流程有效性的流程。

專案採購管理 Project Procurement Management

專案團隊對外採購或獲得所需產品、服務或成果的各個流程。
規劃採購管理

記錄專案採購決策、詳列採購方法，並辨識潛在賣方的流程。

執行採購

獲得賣方回覆、評選賣方並授予合約的流程。

控制採購

管理採購關係、監視履約績效，及進行所需變更與更正的流程。

結束採購

完成每一項專案採購的流程。

專案利害關係人管理 Project Stakeholder Management

辨識能影響專案或受專案影響的個人、團體或組織，分析利害關係人對專案的期望及影響，發展適當的管理策略讓利害關係人能有效參與專案決策及執行等所需的各個流程。
辨識利害關係人

辨識能影響專案決策、活動或結果的個人、團體或組織，或受其影響的個人、團體或組織，並分析及記錄他們的利益、參與、相互依賴、影響力及對專案成功的潛在影響等相關資訊的流程。

規劃利害關係人管理

依據利害關係人的需要、利益及對專案成功的潛在影響分析，發展適當管理策略，使利害關係人在整個專案生命週期能有效的參與的流程。

管理利害關係人參與

在整個專案生命週期中，與利害關係人進行溝通及合作，滿足其需要與期望，並解決實際出現的問題，也讓適合的利害關係人參與專案活動的流程。

控制利害關係人參與

監視專案利害關係人之間的關係，調整利害關係人參與策略及計畫的流程。

專案管理的代表性活動 

․辨識需求。
․在規劃及執行時，滿足利害關係人的各種需要、關注和期望。
․與利害關係人建立、維護與發展積極、有效及合作性的溝通。
․管理利害關係人，以滿足專案需求及產出專案的交付標的。
․平衡相互競爭的專案限制條件。
  範疇、品質、時間、預算、資源、風險

專案組合、計畫及專案 

專案組合(Portfolio)

將專案、計畫、子專案組合及營運工作整合在一起，並視為一個集合體來管理，以達成策略性目標。

計畫(Program)

存在於專案組合中，由子計畫、專案或其他工作所組成，以協調方式來管理，可支援專案組合。

專案(Project)

無論是否屬於某個計畫，專案都屬於專案組合的一部分。

․專案組合中的專案或計畫不一定有相互依存或直接相關，但它們都經由專案組
  合與組織的策略規劃相結合。
․專案的優先順序，則取決於風險、資金及組織的策略計劃。

專案組合管理 Portfolio Management

․將一個或多個專案組合的集中管理，以達成策略性目標。
․經由審查決定專案及計畫的資源分配優先順序，使專案組合管理能與組織策略一
  致。

計畫管理 Program Management

․應用知識、技能、工具與技術來滿足計畫的需求，獲取在個別專案管理所無法實
  現的利益及控制。
․專注於專案間的依賴關係，並協助決定最佳的管理方法。
․主要行動：
  ．解決影響計畫內多個專案的資源限制及衝突。
  ．調整對專案、計畫的目的及目標有影響的組織策略。
  ．在共同治理(Shared governance)架構下，處理相關的議題及變更管理。

專案、計畫與專案組合管理之差異 

專案管理辦公室 Project Management Office，PMO

將專案相關的治理流程標準化，並促進資源、方法論、工具及技術共用的管理架構。在專案的生命週期中擔任重要利害關係人及關鍵決策者的角色。

支援型(Supportive)

提供諮詢的角色，供應範本、最佳實務、訓練，及其他專案的資訊與經驗學習。以專案資源庫為主要服務，對專案控制很低。

控制型(Controlling)(Supportive)

不僅對專案提供支援，且經由各種手段要求專案遵循，例：要求採用專案管理的框架或方法論，使用特定的範本、表格及工具，或符合治理原則。對專案控制中等。

指令型(Directive)

直接管理及控制專案。對專案控制很高。

專案管理辦公室的主要功能 

․管理轄下所有專案的共用資源。
․辨識及發展專案管理方法論、最佳實務及標準。
․教練、輔導、訓練及監督各專案。
․經由專案稽核，使專案遵循組織專案管理政策、程序及範本。
․專案政策、程序、範本及其他共用文件(組織流程資產)的發展與管理。
․協調跨專案的溝通。

專案經理與專案管理辦公室之比較 

營運與專案 Operations and Project

․專案與營運在產品生命週期的交叉點：
  ．在每個階段結束時。
  ．在新產品開發、產品升級或提高產出時。
  ．在改進營運或產品開發流程時。
․在產品生命週期結束之前。
․專案結束時，專案資源被轉移至營運中；專案開始時，營運資源被轉移至專案
  中。
․營運是產生重複性結果的持續性工作，在產品生命週期中，經由標準化資源分
  配，執行相同的任務。

營運與專案之比較 

組織與專案管理 Organizations and Project Management

․組織運用治理(governance)建立了策略方向及評量指標。
․策略方向必須與商業目標相結合，以提供目標、期望、目的，並指導商業發展的
  必要活動。
․專案管理活動應該隨著高層的經營方向而調整。
․組織使用正式的組織治理流程及程序來管理策略性商業目標。
․專案的成功，依最終產品或服務符合組織治理的程度而決定。
․組織策略為專案管理提供指導及方向。
․由專案贊助人或專案組合經理或計畫經理來辨識組織策略與專案目標的是否一致
  或具有潛在性的衝突。

組織策略的實現 

商業價值 Business Value

組織從事業務的整體價值，包括全部的有形價值和無形價值。
․有形價值：貨幣性資產、固定資產、股東權益及設施。
․無形價值：商譽、品牌知名度、公共利益、商標等。

專案經理 Project Manager

專案經理的責任：滿足任務、團隊及個人的需求。
專案經理需具備的能力：
․知識(Competencies)：瞭解如何管理專案。
․績效(Performance)：應用專案管理知識所能執行或完成的事。
․個人(Personal)：執行專案或相關活動時的行為表現、人格特質及領導力。即
  領導專案團隊，平衡專案的限制條件，達成專案目標。

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參考資料

專案管理知識體指南 第五版(PMBOK® Guide Fifth Edition)

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