專案溝通管理-管理溝通

管理溝通
Manage Communications

依據溝通管理計畫書建立、蒐集、發布、儲存、擷取及最終處置專案資訊的流程。
使專案利害關係人之間，可以有效率及效果的溝通。

․發訊及收訊模式
  經由回饋循環，提供互動及參與的機會，並消除溝通障礙。
․媒介的選擇
  書面或口頭的溝通，正式或非正式的備忘錄，面對面或e-mail的溝通。
․寫作風格
  使用適當的主動或被動語態、句子結構及詞彙選擇。
․會議管理技巧
  準備議程及處理衝突。
․呈現技巧
  肢體語言及視覺輔助設計。
․促進技巧
  建立共識及和克服障礙。
․傾聽技巧
  積極傾聽(收到、釐清、確認理解)，去除影響理解的障礙。

管理溝通 > 投入

溝通管理計畫書 Communications Management Plan

來源

「規劃溝通管理」流程的產出。

提供資訊

溝通的計畫，組織，監視及控制。

工作績效報告 Work Performance Reports

來源

「監視與控制專案工作」流程的產出。

提供資訊

全面、準確且及時的專案績效及狀態資訊，以便討論及溝通。

企業環境因素 Enterprise Environmental Factors

․組織文化及結構。
․政府或產業標準、法規。
․專案管理資訊系統。

組織流程資產 Organizational Process Assets

․溝通管理的政策、程序、流程及指南。
․範本。
․歷史資訊及經驗學習。

管理溝通 > 工具及技術

溝通技術 Communication Technology

來源

「規劃溝通管理」流程的工具及技術。

說明

針對目前正在溝通的資訊，選擇合適的技術。

溝通模式 Communication Models

來源

「規劃溝通管理」流程的工具及技術。

說明

選擇合適的模式，以利專案進行，並辨識及管理任何障礙(雜訊)。

溝通方法 Communication Methods

來源

「規劃溝通管理」流程的工具及技術。

說明

確保建立及發布的資訊被接收及理解。

資訊管理系統 Information Management Systems

拷貝文件管理

信函，備忘錄，報告，新聞稿。

電子通信管理

電子郵件，傳真，語音郵件，電話，視訊及網路會議，網站和網路出版。

電子專案管理工具

網頁界面的時程表及專案管理軟體，支援會議及虛擬辦公室的軟體，
入口網站，協同作業的管理工具。

績效報告 Performance Reporting

定期蒐集並分析績基準與實際資料的差異，瞭解、溝通專案進度及績效，並預測專案的結果。

簡易報告

範疇，時程，成本，品質的完成百分比或狀態儀表板。

詳細報告

․以往績效分析及專案時間與成本預測。
․風險及議題的現況。
․期間需完成的工作，下一段期間需完成的工作。
․概述期間核准的變更。
․其他被審查或討論的資訊。

管理溝通 > 產出

專案溝通 Project Communications

管理溝通流程

資訊的建立，發布，接收，收到及瞭解。

專案溝通

績效報告，交付狀態，進度及成本。

影響專案溝通的因素

訊息的急迫性及衝擊，交付方法，保密等級。

專案管理計畫書更新 Project Management Plan Updates

․專案基準，溝通管理，利害關係人管理。
․績效衡量基準(Performance Measurement Baseline，PMB)，整合專案範疇、
  時程、成本、技術及品質的參數。

專案文件更新 Project Documents Updates

․議題記要。
․專案程時。
․專案資金需求。

組織流程資產更新 Organizational Process Assets Updates

․通知利害關係人
  提供己解決的議題，已批准的變更及現況等資訊給利害關係人。
․專案報告
  以正式和非正式的報告描述專案現況，包含經驗學習，議題記要，專案結束報
  告，及其它知識領域的輸出。
․專案簡報
  由專案團隊提供資訊給專案利害關係人。
  簡報的方法應與對象的需求相關。
․專案記錄
  信件，備忘錄，會議紀要，以及其他描述專案的文件。
․利害關係人的回饋
  接收利害關係人關切專案的資訊，用以修正或改進專案未來的績效。
․經驗學習文件
  議題的肇因，選擇矯正措施的理由，及其他溝通管理經驗學習。

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參考資料

專案管理知識體指南 第五版(PMBOK® Guide Fifth Edition)

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